Nieuwe opzet Rapportages in ParnasSys

Vanaf dit schooljaar zijn er een aantal structurele wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot rapportages uit ParnasSys. We leggen u graag uit waarom we dit hebben doorgevoerd en wat dit voor u kan betekenen.

Nieuw schooljaar, nieuwe rapportages

Mogelijk heeft u het al gemerkt, maar vanaf het nieuwe schooljaar is er veel veranderd in ParnasSys omtrent rapportages. Aangezien dit voor zowel u als voor ons nieuwe mogelijkheden biedt, willen we u graag vertellen waarom we deze stap genomen hebben en hoe de nieuwe functionaliteit werkt.

Mocht u de achtergrondinformatie willen overslaan, ga dan direct naar:

Waarom moest het anders?

Al sinds vele jaren maakt ParnasSys gebruik van het pakket Business Objects om aan de brede rapportagevragen van onze gebruikers te kunnen voldoen. We hebben hierdoor vele verschillende rapportages ontwikkeld, waarbij we vaak exact aan uw wensen konden voldoen. Er kwamen echter steeds meer vragen of bestaande rapportages heel iets aangepast konden worden: één kolom erbij, een andere volgorde van gegevens, etc. Deze gewenste flexibiliteit konden we niet realiseren met de bestaande oplossing en daarom hebben we ervoor gekozen om een aantal structurele aanpassingen door te voeren. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat we vanaf dit schooljaar een geheel nieuwe aanpak kunnen bieden aan onze gebruikers. Hiervan zijn de ‘Dynamische Overzichten’ en ‘Ultimview’ de belangrijkste aanpassingen waar u mee te maken krijgt, dus die lichten we u graag nader toe.

Dynamische overzichten

Om onze gebruikers de mogelijkheid te geven rapportages geheel naar eigen wens te kunnen inrichten hebben we de functionaliteit ‘Dynamische overzichten’ ontwikkeld. Hiermee wordt het voor u als gebruiker mogelijk om zelf te kiezen welke gegevens u bijvoorbeeld van uw leerlingen of groepen wilt exporteren, in welke volgorde en in welk bestandsformaat. We denken hiermee een goede invulling te kunnen geven aan de informatiebehoefte die er op uw school leeft. Uiteraard zijn er al een groot aantal voorgedefinieerde dynamische overzichten beschikbaar, maar het staat u geheel vrij om hier zelf aanvullingen of aanpassingen op te doen.

U kunt deze functionaliteit gebruiken door op de pagina’s die dit ondersteunen (de leerlingpagina op school- en bovenschoolsniveau) onderaan het scherm op de knop “Dynamisch overzicht” te klikken. Op de pagina die dan wordt getoond kunt u de inhoud verfijnen door gebruik te maken van de filters bovenaan het scherm. Verder is het mogelijk om zelf te bepalen welke kolommen er op het scherm worden getoond, door middel van de reeds bekende kolommenkiezer. Wanneer de informatie op scherm voldoet aan uw wensen kunt u de inhoud exporteren door de knoppen rechtsboven de tabel . Naast het zelf selecteren van de filters en kolommen is het ook mogelijk om gebruik te maken van een voorgedefinieerd overzicht. Hiervoor kunt u gebruik maken van de sectie “Voorgedefinieerde selectie” bovenin het scherm.

Ultimview voor bovenschools

Voor alle bovenschoolse overzichten hebben we ervoor gekozen om deze niet meer direct middels rapporten te genereren, maar om alle gegevens via ParnasSys Ultimview uit te serveren. Daar waar u gewend was alle bovenschoolse rapporten terug te vinden in ParnasSys, kunt u nu de link vinden naar Ultimview. Als u de link volgt, wordt Ultimview geopend waarbij u via het menu bovenaan een lijst van ‘Dashboards’ kunt vinden, ieder met een specifieke context. Met behulp van deze contexten hebben we geprobeerd om de gegevensbehoefte zo goed en logisch mogelijk in te delen. Klikt u gerust eens door de dashboards heen en indien u niet exact weet wat de overzichten betekenen, kunt u rechts van het scherm op ‘Uitleg’ klikken.

Mocht u meer willen weten over hoe Ultimview precies werkt, leest u dan dit artikel.

Mijn rapportage is weg, en nu?

Met de nieuwe invulling van rapportages zal dit voor u waarschijnlijk betekenen dat u uw werkwijze aan moet passen. Wij beseffen ons terdege dat dat tot problemen kan leiden omtrent bijvoorbeeld het vinden van de juiste rapportage of eventuele randapplicaties die afhankelijk zijn van de bekende rapportages. Om u een helpende hand te bieden hebben we ten eerste een overzicht gemaakt van alle oude rapportages en waar u deze nu kunt terugvinden. Ook hebben we geprobeerd zoveel mogelijk vragen te beantwoorden middels onderstaande Tips & Tricks, hopelijk vindt u daar al een oplossing voor uw probleem. Verder is de werkwijze voor de dynamische lijsten en een Ultimview nog een keer terug te kijken op de volgende Youtube video

Mocht het onverhoopt voorkomen dat er rapportages verdwenen zijn of heeft u aanvullende wensen of ideeën, horen we dat graag van u via ons supportportaal. We zullen dan samen met u naar de mogelijkheden kijken.

Tips & Tricks

Onderstaande overzicht betreft een aantal vragen en problemen die er zouden kunnen ontstaan bij de nieuwe rapportages. Mocht u hiermee niet voldoende geholpen zijn, horen we dat graag van u middels een supportmelding.

Rapportages algemeen

Ik kan mijn rapportage niet meer vinden
Als dit een reguliere rapportage op schoolniveau betreft, kan het zijn dat uw rapportage op een andere plek terecht is gekomen in ParnasSys. Controleert u voor de zekerheid eerst in onderstaande tabel of uw rapportage hier tussen staat en (zo ja) of u deze in ParnasSys op de nieuwe plek kunt vinden.

Betreft het een bovenschoolse rapportage dan zijn de gegevens terug te vinden in Ultimview.

Bovenschoolse rapportages / Ultimview

Ik mis mijn bovenschoolse PDF-rapporten
Het is goed mogelijk dat u uw fysieke PDF-rapport niet meer kunt vinden in Ultimview, aangezien Ultimview een andere werkwijze hanteert en onze gebruikers geen mogelijkheid biedt om daadwerkelijke PDF-rapporten te genereren. Wel is het mogelijk om een aantal andere rapportages te maken die mogelijk voor u afdoende zijn:

  • naast de titel van het dashboard (linksbovenaan) staat een print-icoon waarmee het gehele dashboard kan worden geprint. Via deze mogelijkheid kan het dashboard ook als zodanig worden opgeslagen als PDF. Een gebruiker zal dan moeten kiezen voor de optie ‘Opslaan als PDF’ of ‘Save as PDF’ binnen het print-venster
  • iedere grafiek kan worden opgeslagen als ‘plaatje’ via de knoppen rechtsonder de grafiek
  • onder iedere grafiek bevindt zich een tabel waarin alle individuele leerlingen staan die aan het dashboard ten grondslag liggen. Deze tabel kan worden geëxporteerd middels de knop die rechtsboven de tabel staat

Ik mis mijn bovenschoolse Excel/CSV-bestanden
Het kan zijn dat u gewend was om Excel/CSV-rapportages te genereren die u zelf verder bewerkt tot uw eigen overzichten of grafieken via bijvoorbeeld macro’s. Via Ultimview kunt u nog steeds Excel en CSV-rapportages uitdraaien, maar deze zullen inhoudelijk anders van aard zijn dan degene die u gewend bent waardoor eventuele macro’s niet meer werken. Helaas kunnen we u hierin niet echt ondersteunen en zult u de macro’s of andere bewerkingen opnieuw moeten uitvoeren of programmeren. Houdt u daarmee rekening met het feit dat het aggregatieniveau van de exports uit Ultimview anders van aard zijn dan de oude exports.

De gegevens kloppen niet
Mocht u het gevoel hebben dat u gegevens mist in Ultimview, zou dat kunnen komen doordat de gegevens in Ultimview één dag oud zijn en dus iedere nacht ververst worden. Dat betekent dat u gegevens die ‘vandaag’ gewijzigd zijn nog niet zult terugzien in uw dashboards. Mocht voor u deze keuze voor een nachtelijke synchronisatie niet afdoende zijn, horen we dat graag van u.

Ik kan niet inloggen in Ultimview
Mocht u problemen ondervinden met het vanuit ParnasSys inloggen in Ultimview, is het van belang te controleren of de bovenschoolse module van ParnasSys wel actief is voor uw organisatie. Als deze actief is, mag u verwachten dat de koppeling naar Ultimview vlekkeloos loopt, dus mocht u daarin problemen ondervinden, kunt u dit direct aanmelden in het supportportaal. We zullen het probleem dan direct oppakken. Van belang is hierbij dat u zoveel mogelijk informatie geeft omtrent uw probleem, dus bijvoorbeeld of er een foutmelding op het scherm staat of dat er een wit scherm verschijnt. Deze informatie is voor onze ontwikkelaars van groot belang om snel uw probleem te kunnen verhelpen.

Ik snap niet hoe Ultimview werkt
In Ultimview zitten al een aantal handigheidjes om u te voorzien van informatie, zoals bijvoorbeeld alle i-iconen boven de grafieken en tabellen. Indien u met uw muis over deze i-iconen gaat, verschijnt er een tekst die uitlegt waar u naar kijkt. Tevens bevat ieder dashboard een ‘Uitleg’-knop aan de rechterkant van het scherm, waarmee een wizard gestart wordt die u door de belangrijkste elementen van het dashboard leidt en deze uitlegt.

Mocht deze informatie nog niet voldoende duidelijkheid bieden, dan kunt u een ‘Introductie Ultimview’ vinden waarin een en ander beschreven staat omtrent de werking van Ultimview in zijn algemeenheid. Tot slot willen we u graag wijzen op de mogelijkheid tot het volgen van workshops en trainingen Ultimview. Meer informatie daarover vindt u hier.

Ik heb problemen, vragen of ideeën over een specifiek dashboard
Mocht u tegen problemen aanlopen tijdens het gebruik van Ultimview, kunt u deze melden via de knop ‘Help’ aan de rechterkant van het scherm. Als u dit direct vanaf een specifiek dashboard doet, weten onze ontwikkelaars automatisch waar het probleem zich voordoet.

Ik heb ideeën voor een nieuw dashboard
Als u aanvullende ideeën of wensen heeft omtrent nieuwe dashboards of extra functionaliteit wenst voor bestaande dashboards, dan kunt u deze via de Help-knop melden. We stellen uw input daarin erg op prijs want uiteindelijk gaat het ons om een zo goed mogelijke omgeving voor onze klanten.

Oude rapportages vertaaltabel

De volgende tabel toont de rapportages op schoolniveau en waar deze vanaf dit schooljaar gevonden kunnen worden. In de week van 5 oktober zullen er nog een aantal wijzigingen op deze lijst worden doorgevoerd op basis van gebruikerswensen die via het supportportaal zijn binnengekomen.

Overzicht Nieuwe plaats in ParnasSys
Absentielijst groep Hiervoor is een nieuwe pagina in ParnasSys beschikbaar via Absentie  > Overzicht bij een groep.
Beroepen alle ouders Beroepsgegevens van verzorgers kunt u inzien via Beheer > Verzorgers door de kolom “Beroep” toe te voegen met de ‘kolommenkiezer’ (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezer’).
Facturen De factuurgegevens kunt u afdrukken via School > Map > Facturen.
Gespreksplanning De gespreksplanningsgegevens kunt u inzien via School > Gespreksplanning  door de tabel van een gepubliceerde planning met de kolommenkiezer in te stellen (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezer’).
Gezinnen Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Gezinsgegevens”.
GGD Leerlingenlijst Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “GGD”.
GGD Leerlingenlijst groep Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “GGD Groep”.
Groepsindeling Gebruikt u het overzicht “Groepsoverzicht met leerkrachtgegevens”.
Hoofdverzorgers Gegevens over hoofdverzorgers kunt u via Beheer > Verzorgers inzien. Kies uw gewenste informatie middels de kolommenkiezer en print of exporteer uw gegevens (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezen’).
Kennisgeving inschrijving – variant Samenvatting Alleen variant “Samenvatting” is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Inschrijvingen”.
Kennisgeving uitschrijving – variant Samenvatting Alleen variant “Samenvatting” is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Uitschrijvingen”.
Leeftijdencontrole Hiervoor is een nieuwe pagina in ParnasSys beschikbaar via School > Controles.
Leerlingdossier Gebruikt u het overzicht “Leerlingstamkaart” en vul dit aan met de plannen, toetsen en notities.
Leerlingenlijst Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “NAW”.
Leerlingenlijst ambulant begeleider op peildatum Door de invoering van de Wet Passend Onderwijs is dit overzicht niet meer van toepassing en is daarom niet meer beschikbaar.
Leerlingenlijst beperkingen op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Beperkingen”.
Leerlingenlijst gemeente op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Gemeenten”.
Leerlingenlijst gezindte op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Gezindte”.
Leerlingenlijst indicatiestelling op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Toelaatbaarheidsverklaring”.
Leerlingenlijst IQ-testen op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “IQ-testen”.
Leerlingenlijst op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “NAW”, peildatum is beschikbaar als filter.
Leerlingenlijst stagebedrijf op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Stages”.
Leerlingenlijst vervoer op peildatum Overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “Vervoer”.
Leerlingkaarten Gebruikt u het overzicht “Leerlingstamkaart”.
Maandrapport absenties Hiervoor is een nieuwe pagina in ParnasSys beschikbaar via Absentie  > Overzicht bij een groep.
Maandrapport leerplicht Hiervoor is een nieuwe pagina in ParnasSys beschikbaar via Absentie > Overzicht bij een groep.
Mailadressen De e-mailgegevens van verzorgers kunt u inzien via Beheer > Verzorgers door de kolom “E-mail” toe te voegen met de ‘kolommenkiezer'; de e-mailgegevens van medewerkers kunt u inzien via Medewerkers door de kolom “E-mailadres” toe te voegen met de ‘kolommenkiezer’.
Medewerkers Deze informatie kunt u inzien via tab Medewerker. Kies uw gewenste informatie middels de kolommenkiezer en print of exporteer uw gegevens (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezen’).
Medewerkersstamkaart Deze informatie kunt u inzien via Medewerker.
Ouderportaal Via Beheer > Verzorgers kunt u met het filter ‘Account’ (actief/niet actief) inzien wat de status is van de accounts van de verzorgers.
Oudsten op peildatum Dit overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht > Voorgedefinieerde selectie “NAW”. Wilt u alleen de oudsten zien, gebruikt u dan het filter “Alleen oudsten”
Rubrieksoverzicht Dit overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht kunt u met de ‘kolommenkiezer’ kolommen toevoegen die “Rubriek” in de naam hebben staan (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezen’).
Rubrieksoverzicht op peildatum Dit overzicht is opgenomen in ‘Dynamisch overzicht': via Leerling > Dynamisch overzicht kunt u met de ‘kolommenkiezer’ kolommen toevoegen die “Rubriek” in de naam hebben staan (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezen’).
Ruitjeslijst absentie U kunt nu het overzicht ‘Ruitjeslijst absentie met datums’ gebruiken. Via Overzichten > Absentie.
Schoolloopbanencontrole Hiervoor is een nieuwe pagina in ParnasSys beschikbaar via School > Controles.
Toestemming verlof U kunt de absentiegegevens inzien via Onderwijs > Absentie bij een leerling.
Verjaardagenlijst medewerkers Deze informatie kunt u inzien via Medewerker door de kolom “Geboortedatum” toe te voegen met de ‘kolommenkiezer’ (zie supportportaal voor handleiding ‘kolommen kiezen’).
Verzuimmelding U kunt de absentiegegevens inzien via Onderwijs > Absentie bij een leerling.